Adapun langkah-langkah membuat absensi online dengan google form adalah sebagai berikut.
- Buka Google Form di https://www.google.com/forms/about/ kemudian klik Go To Google Forms.
- Buat formulir baru dengan mengklik opsi formulir kosong (bertanda +)
- Ganti judul formulir pada bagian “Formulir tanpa judul”. Anda juga bisa menambahkan deskripsi formulir jika diperlukan.
- Selanjutnya, buat kolom nama karyawan pada “pertanyaan tanpa judul”
- Ubah opsi jawaban menjadi berbentuk “jawaban singkat” dan aktifkan fitur “wajib diisi”.
- Buat kolom jadwal jam kerja dengan mengklik ikon “+”, lalu buat sesuai kebutuhan.
- Buat kolom keterangan dengan mengklik ikon “+”. Anda juga bisa melakukan langkah yang sama untuk menambah menu sesusai kebutuhan
- Selanjutnya, klik “kirim” pada bagian kanan atas formulir untuk membuat link yang akan disebarkan kepada karyawan.
Itulah tadi ulasan mengenai cara membuat absensi online dengan google form. Setelah itu, Anda dapat mendownload hasil spreadsheet absensi tersebut di akun google drive Anda.
Keuntungan dan Kekurangan Absensi dengan Google Form
Salah satu keuntungan menggunakan Google Form adalah dapat digunakan secara gratis. Hal ini karena Google Form merupakan salah satu fitur yang disediakan oleh Google. Di sini, Anda hanya memerlukan akun Google untuk dapat menggunakannya.
Selain itu, link absensi mudah disebarkan dan hasilnya bisa dimasukkan ke Google Sheets sehingga bisa diunduh dan diolah secara lebih sederhana.
Meskipun google form bersifat gratis dan mudah disebarkan, namun absensi menggunakan fitur ini juga memiliki kelemahan. Pertama, Anda harus meluangkan waktu untuk membuat forms setiap harinya dan Anda harus memasukkan data absensi ke dalam perhitungan penggajian secara manual.
Selain itu, Google Form juga sulit untuk menggambarkan kondisi absensi yang sebenarnya seperti misalnya jam berapakah karyawan benar-benar masuk kerja. Hal ini dikarenakan karyawan hanya mengklik salah satu jam yang sudah disediakan di pilihan. Dengan kata lain, absensi dengan fitur ini masih rawan kecurangan.
Kekurangan lainnya adalah Google Forms hanya bisa digunakan untuk kebutuhan absensi saja. Sementara jika Anda ingin menggunakan Google Forms sebagai formulir cuti, maka Anda harus membuat formulir lainnya lagi.
Sebagai gantinya, Anda bisa memilih aplikasi absensi mobile yang lebih mudah digunakan. Fitur-fitur yang digunakan juga umumnya banyak termasuk formulir cuti. Selain itu, google form tadi tetap memerlukan adanya perekapan secara manual, namun pada aplikasi absensi mobile, rekapitulasi absensi sudah otomatis tersedia oleh sistem.
